Dans ce post, j’aimerais vous présenter une utilisation non conventionnelle de Tricount, mais qui vaut vraiment la peine d’être partagée.

En octobre dernier, je me suis lancé comme consultant. Les voyages pour mon premier client génèrent pas mal de dépenses et, à chaque fois que je pars, je dois penser à garder toutes mes notes de frais afin de les lister et ensuite me les faire rembourser.

Comme c’est assez fastidieux j’ai voulu savoir si Tricount pouvait m’aider dans ma tâche et je dois dire que le test a été plutôt concluant : la semaine passée, j’utilisais Tricount professionnellement pour la cinquième fois! C’était en Italie.

Ce qui est étonnant c’est que Tricount est vraiment d’une redoutable efficacité dans cette situation (la gestion des notes de frais) alors qu’on est assez loin de la gestion des comptes entre amis, pour laquelle l’outil a été conçu.

Je gère toutes mes notes de frais avec Tricount!

Dès que je sais que je pars, je crée un compte sur mon smartphone avec deux participants : mon client et moi. Dans le titre, j’écris l’endroit où je vais ainsi que la devise. Et s’il il y a deux devises, et bien, je crée simplement deux tricounts.

Je suis parti à Moscou en Décembre dernier et cette méthode fonctionnait parfaitement: j’avais créé un tricount en euros et un tricount en roubles.

La liste de mes dépenses commence en général par les billets d’avion et l’hôtel. Comme je les commande sur le web, je n’imprime pas directement les preuves de paiement associées; je me contente juste d’ajouter les lignes correspondantes dans le tricount afin de ne pas les oublier. J’ajoute ensuite mes dépenses au fur et à mesure.

Utiliser Tricount a l’avantage que je peux à tout moment double-checker les infos qui se trouvent dans les comptes avec celles dans mon portefeuille et dans mes emails.

…l’application me permet de rester zen.

Une fois de retour, je sors toutes les preuves de paiement et je passe au fluo la date et le montant de chacune d’entre elle. Je les classe ensuite chronologiquement et je vérifie que toutes infos dans la pile sont dans le tricount, et vise-versa.

En général c’est à ce moment que j’imprime les factures électroniques.

Ensuite, je synchronise les comptes,

et j’y accède depuis un ordinateur dans le but de les imprimer.

La page d’impression des comptes fait en effet un excellent résumé que je peux joindre aux notes de frais et transmettre à mon client. Elle est claire, facile à comprendre, et explique le pourquoi du montant que je dois me faire me rembourser:

Il ne reste ensuite plus qu’à mettre le tout dans une enveloppe. Et hop!