Utiliser Tricount en colocation

Vous devenez très nombreux à utiliser Tricount en colocation. Cela vaut donc un petit article sur notre blog expliquant les bonnes pratiques !

Voici un e-mail reçu ce matin de l’une de nos utilisatrices :

« J’utilise Tricount depuis longtemps, on l’a donc adopté pour les comptes de notre coloc. Le problème : comme dans toute colocation, les gens viennent et repartent du coup on se retrouve maintenant avec 5 personnes (c’est une grande colocation) à supprimer dés qu’on ajoute une dépense…! Je n’ai trouvé, jusqu’à présent, aucun moyen de supprimer définitivement un participant… aurais-je mal cherché ? »

Ce message est révélateur d’une pratique à éviter. Explications ci-dessous.

Tricount Screenshot

Pour info, il est impossible de supprimer un participant s’il est impliqué dans une dépense, c-à-d s’il a payé une dépense ou s’il est parmi ceux pour qui elle a été faite.

CLÔTURER VOS COMPTES RÉGULIÈREMENT !

En colocation, nous conseillons vraiment de clôturer les comptes à la fin de chaque mois et aussi dès que des membres de la coloc partent.

Pour rappel, Tricount a été conçu pour gérer des comptes d’activités, par exemple des comptes de vacances. L’idée de base c’est que si les comptes s’étalent sur une durée suffisamment courte chacun peut se souvenir de toutes ses dépenses.

Que se passe-t-il si vous faites des comptes avec Tricount (dans sa version actuelle), pendant un an, sans jamais les clôturer ?

  • si l’un de vos amis supprime une/des dépense(s), vous êtes dans la mouise : impossible de revenir en arrière et l’équilibre des comptes n’a plus aucun sens ;
  • si des gens quittent la colocations et ne sont plus impliqués dans les comptes, vous devez désélectionner ces personnes à chaque dépense : c’est pénible ;
  • vous constaterez que l’outil actuel n’offre pas de système de tri et de filtrage des dépenses : les comptes deviennent donc rapidement illisibles ;
  • évidemment vous augmenter le risque que votre tricount tombent dans les mains de quelqu’un qui n’a vraiment rien à y faire (ce point s’adresse spécifiquement à ceux qui ont une page web pour leur coloc -publique- avec dessus le lien…).

Voici nos suggestions :

  • créer un tricount par mois : par exemple « Opale – septembre 2013″;
  • créer un tricount dès que quelqu’un quitte la coloc : par exemple clôturer « Opale – septembre 2013″ et créer « Opale – septembre 2013 Bis » ;
  • équilibrer les comptes à la fin de chaque mois (ou copiez les balances du mois précédent dans le nouveau si vous préférez) ;
  • utiliser le lien « Imprimer » sur le site pour imprimer en .pdf les comptes;

Pour résumer, en colocation :

A NE PAS FAIRE : des comptes de longue durées ; mettre le lien de ses comptes sur une page web publique ; garder Tricount juste pour soi (alors que c’est un super sujet de conversation entre voisins et entre amis).

A FAIRE : clôturer ses comptes dès que c’est possible ; ne pas faire des comptes qui s’étendent sur plus de 30 jours ; clôturer des comptes dès qu’un participant quitte la coloc car sinon il faut le décocher des futurs dépenses.

Des amis en coloc ? Svp, passez-leur le mot…

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